L’inventaire est un outil efficace permettant l’identification et le contrôle des stocks de marchandise présents en magasin. Il est obligatoire d’en faire au moins un par an. Il permet de savoir exactement la quantité mais aussi la valeur de nos produits. De plus, il corrige les erreurs de stock. Il y a plusieurs raisons à ces différences entre le stock « théorique » et le stock réel: les vols, les articles défectueux ou cassés, les erreurs de livraison de la part du fournisseur ou de la part du magasin, les articles que l’on a utilisé pour le magasin et que l’on ne peut plus revendre…
Nous parlerons ici de l’inventaire physique annuel. Il doit être effectué à la clôture de l’exercice comptable.
C’ est une opération assez longue donc il est plus pratique de fermer le magasin le jour de l’inventaire ou de réduire son activité pour qu’il n’y ait pas ou peu de mouvement de marchandise achetée. L’inventaire peut être fait soit par les membres de l’équipe soit par une entreprise externe (qui généralement le fait de nuit).
J’ai eu l’occasion de tester les deux façons. L’avantage de le faire soi-même est que l’on connaît les produits qu’on vend et donc on sait retrouver le numéro de l’article ou son code-barres, si l’article est composé de trois colis on ne le compte pas trois fois et les moindres recoins du magasin n’ont aucun secret pour nous. L’entreprise externe porte tout son matériel prêt à l’emploi pour compter, les personnes présentes sont beaucoup plus nombreuses et donc l’inventaire se fait plus rapidement. Par contre, la marge d’erreur est un peu plus importante (tout dépend du sérieux de l’entreprise externe), mais dans tous les cas le dernier contrôle est fait par le responsable du magasin. Personnellement je préfère le faire avec mon groupe même si c’est plus fatigant, les résultats sont meilleurs. Après je ne sais pas ce qui convient le plus au niveau des coûts pour l’entreprise.
Un mois avant l’inventaire, il est nécessaire de préparer le magasin. Le responsable commande moins de marchandise pour limiter le risque d’erreur lors du comptage. Le magasin et la réserve sont alors divisés en zones de comptage (n’oublions pas la zone de la caisse!). Si un article est composé de plusieurs colis, on peut laisser le code-barres du premier colis et cacher ceux des autres colis le composant, de façon à ne pas le compter plusieurs fois. S’il y a plusieurs articles dans un carton, il est important de signaler de façon visible la quantité et le code-barres des articles qu’il contient.
Laissez-moi vos commentaires ou vos questions ci-dessous! Bon inventaire à tous!!! 😀